Privacy Notice
LUATEL GmbH
Q7, 24
68161 Mannheim, Germany
Data protection contact: website_contact@luatel.net
Last updated: October 2026
1. Introduction
Thank you for visiting the LUATEL website and for your interest in our company. We take the protection of your personal data seriously and process all information strictly in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR), the German Federal Data Protection Act (BDSG), and applicable national data-protection laws.
This Privacy Notice explains how LUATEL GmbH (“LUATEL”, “we”, “us”, or “our”) collects, uses, stores, and protects personal data when you visit our websites, interact with our AI agents or human specialists, or engage with us in a business context.
LUATEL provides multilingual customer service combining AI agents and human intelligence (“Super Intelligence”). We process personal data as a data controller for our own websites and operations, and as a data processor on behalf of our customers when delivering customer service for them.
2. Controller
LUATEL GmbH
Q7, 24
68161 Mannheim, Germany
HRB 747705 (Amtsgericht Mannheim)
Email: website_contact@luatel.net
Phone: +49 621 37909350
Managing Director: Alper Oezcan
3. Personal data we process
Depending on your interaction with us, we may process the following categories of personal data.
Data you provide directly
- Contact data (name, email address, phone number, company, job title) that you enter in our request forms or send us by email
- Communication content (messages and emails you send to us)
- Feedback and support requests
- Application data, when you apply for a position by email
Our request forms (instant quote, Talk to sales, book a demo and the Erlang calculator) prepare an email in your own email app, addressed to website_contact@luatel.net. Nothing is sent until you send that email yourself, and nothing is stored on this website.
Data processed automatically
- Technical data that your browser transmits when you open a page (IP address, browser type, device and operating system, requested page, time and referring address), recorded in the server logs of our hosting provider
- Your cookie choice and, only if you allow it, your preferences (see Cookie Policy)
We do not use analytics, advertising or tracking technologies, and we do not create a unique visitor identifier. Our fonts are served from our own website.
Click to Talk, Chat and Video on this website
The Click to Talk, Chat and Video functions on this website are previews that run in your browser. They are not connected to a live AI service. Your microphone or camera is used only after you start a preview, and neither your voice nor your picture is recorded or sent to us.
Data from third parties
- Data provided by our customers when we act as their service provider
- Publicly available business information, where permitted
When AI agents handle interactions as part of our services, conversation history and relevant context are retained to enable a seamless handover to human specialists and continuous service improvement.
4. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (GDPR) | Examples |
|---|---|---|
| Website operation and security | Legitimate interest (Art. 6(1)(f)) | Delivering pages, server logs, protection against misuse |
| Responding to inquiries and providing information | Pre-contractual steps or legitimate interest (Art. 6(1)(b), (f)) | Emails from our request forms, demo requests |
| Delivery of customer service | Contract, legitimate interest or customer instruction | AI and human interactions on behalf of our customers |
| Saving your preferences | Consent (Art. 6(1)(a)) | Language and widget settings, only if you allow them |
| Legal compliance and security | Legal obligation (Art. 6(1)(c)) or legitimate interest | Accounting, requests from authorities, fraud prevention |
| AI improvement and quality assurance | Legitimate interest, with appropriate safeguards | Analysing service interactions to refine AI agents and processes |
We do not sell personal data. We use personal data only as necessary for the purposes described.
5. Cookies and browser storage
This website stores only what it needs to work: your cookie choice, and only with your consent your language and appearance preferences, LUA widget settings and launcher position. We do not use analytics or marketing cookies. You can change your choice at any time in our Cookie Policy.
6. Sharing of personal data
We may share personal data with:
- Service providers (hosting and email) under data processing agreements
- Our customers, when we act as their processor
- Affiliates within the LUATEL group, where necessary
- Authorities, when required by law
Links to LinkedIn, Instagram, TikTok, X, YouTube, Facebook, WhatsApp and AI summary providers open those services; their own privacy terms apply.
International transfers are protected by appropriate safeguards (for example, Standard Contractual Clauses).
7. Retention
We retain personal data only as long as necessary for the purposes for which it was collected, or as required by law (for example, tax, commercial or telecommunications regulations). Interaction data used for AI improvement is anonymised or deleted according to defined schedules.
8. Your rights
Under the GDPR, you have the right to:
- Access your personal data
- Rectification of inaccurate data
- Erasure (“right to be forgotten”)
- Restriction of processing
- Data portability
- Object to processing based on legitimate interest
- Withdraw consent at any time
- Lodge a complaint with a supervisory authority (for example, Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg)
To exercise your rights, contact website_contact@luatel.net.
9. Security
We implement appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss, or misuse. This includes encryption, access controls, and regular security assessments, particularly for systems handling AI-supported customer interactions.
10. Changes to this notice
We may update this Privacy Notice from time to time. The current version is always available on our website. Significant changes will be communicated where required by law.
11. Contact
For questions about this Privacy Notice or our data practices: website_contact@luatel.net
LUATEL™ is a protected trademark of LUATEL GmbH.
Datenschutzhinweise
LUATEL GmbH
Q7, 24
68161 Mannheim, Deutschland
Kontakt für Datenschutzfragen: website_contact@luatel.net
Stand: Oktober 2026
1. Einleitung
Vielen Dank für Ihren Besuch auf der Website von LUATEL und Ihr Interesse an unserem Unternehmen. Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst und verarbeiten alle Informationen ausschließlich im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.
Diese Datenschutzhinweise erläutern, wie die LUATEL GmbH („LUATEL“, „wir“, „uns“) personenbezogene Daten erhebt, nutzt, speichert und schützt, wenn Sie unsere Websites besuchen, mit unseren KI-Agenten oder menschlichen Fachkräften in Kontakt treten oder geschäftlich mit uns zu tun haben.
LUATEL bietet mehrsprachigen Kundenservice, der KI-Agenten und menschliche Intelligenz verbindet („Super Intelligence“). Für unsere eigenen Websites und Abläufe verarbeiten wir personenbezogene Daten als Verantwortlicher, und als Auftragsverarbeiter im Auftrag unserer Kunden, wenn wir deren Kundenservice erbringen.
2. Verantwortlicher
LUATEL GmbH
Q7, 24
68161 Mannheim, Deutschland
HRB 747705 (Amtsgericht Mannheim)
E-Mail: website_contact@luatel.net
Telefon: +49 621 37909350
Geschäftsführer: Alper Oezcan
3. Welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
Je nach Ihrem Kontakt mit uns verarbeiten wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten.
Daten, die Sie uns direkt mitteilen
- Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen, Position), die Sie in unsere Anfrageformulare eingeben oder uns per E-Mail senden
- Kommunikationsinhalte (Nachrichten und E-Mails, die Sie uns senden)
- Rückmeldungen und Supportanfragen
- Bewerbungsdaten, wenn Sie sich per E-Mail auf eine Stelle bewerben
Unsere Anfrageformulare (Sofortangebot, Talk to sales, Demo vereinbaren und der Erlang-Rechner) bereiten eine E-Mail in Ihrem eigenen E-Mail-Programm vor, adressiert an website_contact@luatel.net. Es wird nichts übermittelt, bevor Sie diese E-Mail selbst absenden, und auf dieser Website wird nichts gespeichert.
Automatisch verarbeitete Daten
- Technische Daten, die Ihr Browser beim Aufruf einer Seite übermittelt (IP-Adresse, Browsertyp, Gerät und Betriebssystem, aufgerufene Seite, Uhrzeit und verweisende Adresse), die in den Serverprotokollen unseres Hosting-Anbieters erfasst werden
- Ihre Cookie-Auswahl und, nur wenn Sie es erlauben, Ihre Einstellungen (siehe Cookie-Richtlinie)
Wir verwenden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Technologien und erstellen keine eindeutige Besucherkennung. Unsere Schriften werden von unserer eigenen Website geladen.
Click to Talk, Chat und Video auf dieser Website
Die Funktionen Click to Talk, Chat und Video auf dieser Website sind Vorschauen, die in Ihrem Browser laufen. Sie sind nicht mit einem Live-KI-Dienst verbunden. Ihr Mikrofon oder Ihre Kamera wird erst verwendet, wenn Sie eine Vorschau starten, und weder Ihre Stimme noch Ihr Bild wird aufgezeichnet oder an uns gesendet.
Daten von Dritten
- Daten, die uns unsere Kunden bereitstellen, wenn wir als ihr Dienstleister tätig sind
- Öffentlich verfügbare Unternehmensinformationen, soweit zulässig
Wenn KI-Agenten im Rahmen unserer Leistungen Anliegen bearbeiten, werden Gesprächsverlauf und relevanter Kontext gespeichert, damit eine nahtlose Übergabe an menschliche Fachkräfte und eine kontinuierliche Verbesserung des Service möglich sind.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO) | Beispiele |
|---|---|---|
| Betrieb und Sicherheit der Website | Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f) | Auslieferung der Seiten, Serverprotokolle, Schutz vor Missbrauch |
| Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung von Informationen | Vorvertragliche Maßnahmen oder berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f) | E-Mails aus unseren Anfrageformularen, Demo-Anfragen |
| Erbringung von Kundenservice | Vertrag, berechtigtes Interesse oder Weisung des Kunden | KI- und menschliche Interaktionen im Auftrag unserer Kunden |
| Speichern Ihrer Einstellungen | Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a) | Sprache und Widget-Einstellungen, nur wenn Sie es erlauben |
| Einhaltung gesetzlicher Pflichten und Sicherheit | Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c) oder berechtigtes Interesse | Buchhaltung, Anfragen von Behörden, Betrugsprävention |
| KI-Verbesserung und Qualitätssicherung | Berechtigtes Interesse, mit geeigneten Schutzmaßnahmen | Auswertung von Service-Interaktionen zur Weiterentwicklung von KI-Agenten und Abläufen |
Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Wir verwenden personenbezogene Daten nur, soweit es für die beschriebenen Zwecke erforderlich ist.
5. Cookies und Browserspeicher
Diese Website speichert nur, was sie zum Funktionieren benötigt: Ihre Cookie-Auswahl und, nur mit Ihrer Einwilligung, Ihre Sprach- und Darstellungseinstellungen, LUA-Widget-Einstellungen und die Position des Launchers. Wir verwenden keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Sie können Ihre Auswahl jederzeit in unserer Cookie-Richtlinie ändern.
6. Weitergabe personenbezogener Daten
Wir können personenbezogene Daten weitergeben an:
- Dienstleister (Hosting und E-Mail) auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen
- unsere Kunden, wenn wir als deren Auftragsverarbeiter tätig sind
- verbundene Unternehmen der LUATEL-Gruppe, soweit erforderlich
- Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist
Links zu LinkedIn, Instagram, TikTok, X, YouTube, Facebook, WhatsApp und KI-Zusammenfassungsdiensten öffnen diese Dienste; es gelten deren eigene Datenschutzbestimmungen.
Übermittlungen in Drittländer sind durch geeignete Garantien abgesichert (zum Beispiel Standardvertragsklauseln).
7. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist oder gesetzlich vorgeschrieben ist (zum Beispiel nach steuer-, handels- oder telekommunikationsrechtlichen Vorschriften). Interaktionsdaten, die zur KI-Verbesserung genutzt werden, werden nach festgelegten Fristen anonymisiert oder gelöscht.
8. Ihre Rechte
Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf:
- Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)
- Einschränkung der Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit
- Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
- jederzeitigen Widerruf einer Einwilligung
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (zum Beispiel beim Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg)
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an website_contact@luatel.net.
9. Sicherheit
Wir setzen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsprüfungen, insbesondere für Systeme, die KI-gestützte Kundeninteraktionen verarbeiten.
10. Änderungen dieser Hinweise
Wir können diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website verfügbar. Wesentliche Änderungen teilen wir mit, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist.
11. Kontakt
Bei Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen oder zu unserem Umgang mit Daten: website_contact@luatel.net
LUATEL™ ist eine geschützte Marke der LUATEL GmbH.